Automação de Processos, RPA, Robotização. Vou te contar tudo sobre esta tecnologia que está alavancando a transformação digital em muitas empresas.

Estamos entrando na era da automação, além do que imaginávamos no desenho dos Jetsons, os robôs estão em todos os lugares.

Bastos, Rafael

O Que é RPA

RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que tem como objetivo reproduzir as ações humanas em aplicações digitais através de um computador inteligente (robô) que executa as atividades em sequência de trabalho dentro de um fluxo.

Esta tecnologia vem para apoiar as empresas na busca da eficiência das atividades, eliminando o erro fator humano e exponenciando o resultado das ações.

O que o RPA faz

Através de uma montagem lógica, o RPA tem a capacidade de reproduzir toda ação humana em um ambiente digital. Desde realizar uma consulta em um site até preencher dados em sistemas de faturamento.

Como ele replica a ação de um humano, posso listar aqui ações como abrir arquivos, ler os arquivos, copiar e colar informações em diversos sistemas. Por ser uma tecnologia não invasiva, sua montagem não gera impacto nos sistemas e necessidades de desenvolvimento ou melhoria dos sistemas atuais.

Benefícios do RPA

Existem inúmeros benefícios no uso da tecnologia, cada caso terá suas percepções diferentes, mas o que é comum entre as empresas que adotaram esta tecnologia são:

ROI mais Rápido

Quando falamos em ROI (Retorno do Investimento) buscamos apresentar soluções baratas com alta valor agregado, valor esse que é percebido pelo usuário final.

Quando estamos montando uma automação, olhamos diversos fatores que podem trazer um sucesso ao processo, seja na agilidade, na eliminação de erros, nas aprovações automatizadas com base em regras de negócios e etc.

Buscar automações ou casos de negócio que justifiquem o investimento é fácil e rápido.

Melhoria do Processo

Quando automatizamos um processo olhamos para o nosso cenário atual, exatamente como trabalhamos. No momento que delegamos a atividade para um robô, conseguimos tempo para analisar o trabalho que é realizado e se há oportunidades de fazer melhor.

Diante disso, a Melhoria do Processo torna-se contínua.

Melhorar Experiência do Usuário

A tecnologia permite que você possa realizar uma montagem de uma automação mais rápido do que desenvolver um sistema novo, a experiência de valor do usuário é muito alta, as vezes resolvendo problemas nunca resolvidos por falta de recursos.

Eliminar Trabalho Repetitivo

Este benefício é um dos fatores chaves de sucesso para uma automação. Coloque-se no lugar de um colaborador que chega às 09:00 e fica até às 17:00 pegando número da Nota Fiscal e digitando no ERP da empresa, se não for o bastante, este mesmo colaborador precisa acessar mais 2 planilhas para reportar que o as NFs foram registradas com sucesso.

Um trabalho extremamente repetitivo, com baixo valor de conhecimento para o colaborador e gerando um grau de insatisfação onde potencializado, tornará o colaborador desmotivado.

Coloque o robô para executar este trabalho pesado e libere o tempo do colaborador para fazer algo mais nobre, como acompanhar a execução das atividades do robô e fazer uma macro gerencia das pendências. Automaticamente, além de eliminar o trabalho repetitivo você melhora a experiência do usuário.

Redução de Custos

Quando falamos em automação, robôs, automatizar processos é comum ouvir a associação a baixa de recursos ou redução do quadro de trabalhadores. Existe uma ilusão de que uma automação é igual a redução de recursos, sendo que existem outras formar de obter uma redução de custo sem precisar chegar ao ponto de refazer o quadro de funcionários.

Banco de horas e/ou Horas Extras são um dos agravantes nas folhas de pagamento e muitas empresas acabam sendo obrigadas a praticar tal modalidade pois muitos processos são extensos e demorados, como por exemplo o balanço anual, fechamento do resultado mensal e etc.

Quando colocamos uma automação em um processo crítico como esse, além de conseguir reduzir a carga de trabalho do time, pois boa parte do trabalho (a pesada) será realizada pelo robô, impactamos automaticamente as horas extras, gerando uma economia imediata. Além deste tipo de redução, não podemos esquecer que qualquer automação bem feita, com resultados positivos, a redução de custo e a experiência do usuários são os fatores que mais sofrem impactos positivos.

Insights e Análises

Como as pessoas envolvidas no processo estarão com mais tempo livre, é comum que os membros do time comecem a ter novas ideias, pensar em outras formas de trabalhar, pois estarão com o foco em otimizar o trabalho e não em realizar o trabalho.

Tecnologia não invasiva

Este benefício quer dizer que, para realizar uma automação, não é necessário realizar manutenção nos sistemas, não precisa mexer em código e nenhuma outra coisa.

O RPA faz o reconhecimentos dos campos, interpretando os campos que precisam ser preenchidos ou lendo as informações que estão na tela. Para muitos casos, a implantação do RPA economicamente falando, é mais favorável do que fazer uma melhoria em um sistema.

Aumento do Compliance

No mundo no qual vivemos, estar compliance virou um pilar estratégico para as grandes organizações. Em todas as operações existem riscos envolvidos, riscos que podem provocar perda financeiro, reputação da imagem e etc, para isso existe uma regra de compliance, muitas vezes atrelada aos Controles Internos, este tipo garante que todo trabalho realizado não coloca em risco a operação.

Quando falamos que o uso do RPA aumenta o compliance das organizações é devido a execução controlada com base em regras e controles que o robô precisa seguir. Muitos controles, quando executados por seres humanos colocam em risco a veracidade da informação, pois nós humanos somos sujeitos a erros, ao contrário do robô que executa exatamente o que foi programado assim evitando os erros.

Aplicação do RPA (Automação dos processos)

Existem várias aplicações onde o RPA ajudará no seu trabalho, cada caso terá sua necessidades, para ajudar o seu entendimento, listei 6 aplicações genéricas onde o RPA tem ganhos de imediato.

1. Processos Manuais e Repetitivos

  • Transações com alto volume;
  • Com a necessidade de rodar em horários específicos, diariamente e semanalmente.

2. Processos com Entradas Eletrônicas

  • Processos com entradas a partir de pfs, planilhas, xmls …;
  • Entradas estáticas como um comprovantes, scanners e papel através de OCR.

3. Processos com Regras Definidas

  • Atividades com instruções de processamento claras , com tomada de decisão com base em regras padronizadas do Negócio e preditivas.

4. Processos com volumes altos

  • Processos com altos volumes de transação (e alta frequência).
  • Exemplo: entrada de NF para pagamento, lançamento de notas em sites de clientes, recuperação da NF, pagamentos de tributos, manipulação em planilhas e etc.

5. Processos com poucas exceções

  • Atividades com baixo número de variação existentes no processo.
  • Aquele processo que tem todo o seu fluxo bem definido com pouca interação humana.

6. Processos Estabilizados e Maduros

  • Bem documentado, estável, com o custo operacional previsível.
  • São os melhores para automatizar.

Você consegue aplicar o RPA em todas as áreas da sua empresa, mas a maior recomendação que posso dar é: O RPA precisa nascer com o apoio da TI. Envolva a sua TI desde o início, traga eles para o time do projeto para garantir o maior alinhamento e comprometimento de todos.

Deixando a TI de lado, você terá grandes desafios pela frente. Dependendo da cultura da sua TI, uma iniciativa de RPA pode ser visto com vários aspectos negativos, chegando ao nível de restrições na sua implantação.

Formação e Carreira com RPA

Com a chegada desta nova tecnologia, novas habilidades são requisitadas no mercado de trabalho e com isso, novas oportunidades de desenvolvimento na carreira. Abaixo, 8 novas funções que o mercado de trabalho precisa para trabalhar com esta tecnologia.

8 Habilidades para trabalhar com RPA

  1. Gerente de Projetos de RPA
  2. Suporte de Serviço de RPA
  3. Supervisor de RPA
  4. Analista de Negócios de RPA
  5. Gerente de Mudanças de RPA
  6. Desenvolvedor de RPA
  7. Arquiteto de Solução de RPA
  8. Engenheiro de Infraestrutura de RPA

Como toda nova tecnologia (nem tão nova) que o mundo descobre, vem no conjunto um monte de novidades que vamos descobrindo aos poucos. Além das habilidades listadas acima, novas consultorias são criadas para suportar as empresas nesta jornada e muitas vezes guiando para um caminho onde nem sempre é o melhor.

Se você chegou até este ponto, entendo que você já sabe o que é RPA e entendeu os principais pontos que cercam esta tecnologia. Agora, você está pronto para aprofundar o conhecimento através da minha jornada pessoal.

Deixe nos comentários a sua experiência com esta tecnologia.