Entendendo como você aloca seu tempo

  • Registre suas atividades por pelo menos um ou dois dias, mas de preferência por uma semana.
  • Seja preciso ao registrar o tempo dispensado a cada atividade.
  • Agrupe o tempo despendido em diferentes categorias.

Deixe seus objetivos te guiarem

Três etapas para a utilização de objetivos como forma de administrar o tempo:

  1. Desdobre cada objetivo numa série de tarefas gerenciáveis. Coloque as tarefas em ordem sequencial.
  2. Estime quanto tempo cada tarefa consumirá. Considere um “colchão” de 10 a 20% para problemas inesperados. Estabeleça um “deadline” para cada tarefa. Para tarefas mais complexas, utilize etapas de atingimento para mensurar seu progresso.
  3. Priorize. Atribua prioridade “A”, “B” ou “C” a cada tarefa. A atribuição de prioridade deve refletir a importância do objetivo ao qual cada tarefa se relaciona:
    1. Prioridade A: alto valor e importância.
    2. Prioridade B: médio valor e importância secundária.
    3. Prioridade C: baixo valor e pouca importância.
  4. Examine as tarefas: algumas precisam ser realizadas em seqüência. Exemplo: um relatório ou apresentação para a diretoria deve seguir estas etapas:
    1. Reúna as informações necessárias;
    2. Crie uma apresentação ou outro documento;
    3. Compartilhe com as pessoas envolvidas;
    4. Apresente o trabalho final.

Outras tarefas não são dependentes do término de uma outra ou podem ser realizadas a qualquer momento antes do término de determinada etapa da tarefa maior.

Organizando o seu Tempo

Existem algumas ferramentas disponíveis na internet para agendamento de atividades e acompanhamento de tarefas. Listei 3 das ferramentas que eu uso no meu trabalho e em casa. São elas:

  • Google Agenda para agendar seus compromissos;
  • SmartSheet para planejar grupo de atividades de longo prazo;
  • Trello para organizar suas tarefas diárias.

8 Dicas para organizar o seu tempo

  1. Insira suas tarefas prioritárias em intervalos de tempo apropriados pelos próximos dias, semanas ou meses.
  2. Lembre-se que você tem períodos de alta e baixa energia. Trabalhos importantes ou tarefas que exijam criatividade devem ser agendados para quando se está mais alerta. Tarefas rotineiras podem ser feitas durante períodos de baixa energia.
  3. Agende apenas parte do seu dia, deixando espaço para a resolução de problemas e para o “inesperado”.
  4. Agrupe atividades sempre que possível.
  5. No decorrer da semana aloque tarefas prioritárias inacabadas nos dias que ainda restam.
  6. Quando sua agendar sofrer alterações lembre-se de registrar o que realmente ocorreu.
  7. Mantenha sua agenda acessível: agendas em papel, celular ou no computador devem sempre estar abertas e atualizadas.
  8. Verifique constantemente seu progresso e avalie se está no caminho correto.

 

To-Do List: Trabalhando com uma lista de tarefas

Um “to-do list” eficaz inclui:

  • Reuniões.
  • Decisões a serem tomadas.
  • Ligações a serem feitas ou que se espera receber.
  • E-mails a serem enviados.
  • Trabalho não concluído do dia anterior.

Com um “to-do list” é possível detalhar atividades a serem feitas, como por exemplo ligações:

  1. Leitura e envio de e-mails, 8:30 – 9:00
  2. Retornar ligações, 9:00 – 10:00
  3. Trabalho em metas, 10:00 – 11:30
  4. Aprovação de pagamentos, 11:30 – 12:00
  5. Leitura e envio de e-mails, 13:30 – 14:00

 

A Regra de Ouro Para Gerenciar Suas Tarefas

Inclua a METADE do número de coisas que você pensa ser capaz de fazer em um dia.

Seja realista sobre quantas coisas você consegue fazer em um dia e marque como feito cada item ao completá-lo.

Inimigos da Administração do Tempo

Exagerar

Assumir mais responsabilidades do que se pode administrar. Não saber dizer “não”.

Para evitar este erro:

  • Conheça suas principais responsabilidades e foque nos objetivos e tarefas prioritários.
  • Aprenda a delegar.
  • Resista à vontade de “fazer você mesmo”, seja porque os outros não estão fazendo seus trabalhos ou porque não o estão fazendo de acordo com os seus padrões.
  • Não assuma que tudo precisa ser feito; algumas coisas não são importantes.
  • Aprenda a dizer “não” se perceber que responsabilidades adicionais ameaçarão sua eficácia.
  • Para dizer “não” adequadamente, você deve dizer o porquê.
  • Liste os projetos em que você já esteja trabalhando e converse com seu chefe sobre a prioridade destes projetos e do novo projeto ou tarefa.

Assumir Problemas de Colaboradores

  • Permitir que pessoas da equipe deleguem problemas dos quais deveriam tratar.
  • Os colaboradores devem procurar aconselhamento com o gestor para a resolução de problemas e reportar como estão progredindo na resolução destes.
  • Siga esta sugestão e parte de seus problemas com a administração do tempo desaparecerão.

“Perdas de Tempo” controláveis

“Perda de Tempo”, “Time-Waster” em Inglês, é qualquer coisa que te impeça de fazer algo mais importante para você.

Algumas “Perdas de Tempo” comuns:

  • Visitantes sem um propósito específico.
  • Telefonemas indesejados.
  • Trabalho burocrático desnecessário.
  • O “deixar para depois”.
  • Reuniões mal organizadas ou desnecessárias.
  • Viagens que podem ser evitadas.

Quais são as suas “Perdas de Tempo”? Identifique-as. Desenvolva estratégias para eliminá-las.

Seguem exemplos:

Viagens:

  • Registre as horas despendidas em: trajetos até aeroportos, tempo de espera e de vôo.
  • Estime quanto estas horas custam à sua empresa.
  • Adicione o custo de passagem, estadia, táxi, alimentação.
  • Compare a soma de custos ao valor gerado pela sua viagem.
  • Há um benefício líquido ou não?
  • Considere então o quanto você teria produzido se não tivesse viajado.

Reuniões:

  • Muitos gestores consomem de 30 a 50% de seu tempo com reuniões.
  • Quantas destas reuniões são realmente necessárias?
  • Quantas realmente carecem de sua presença?
  • Alguma pessoa da equipe não poderia ir no seu lugar?
  • Quantas das reuniões realmente necessárias são conduzidas eficientemente?

Resumo

  • Faça um registro de atividades por alguns dias para entender como está a alocação de seu tempo e qual tem sido o retorno obtido.
  • Utilize seus objetivos para alocar seu tempo, estabelecendo prioridades.
  • Use uma ferramenta de planejamento para controlar suas prioridades.
  • Deixe espaço em sua agenda para eventos inesperados.
  • Fique atento para não exagerar na agenda, não assumir problemas de subordinados e evite as “Perdas de Tempo”.